Assistant.e administratif expérimenté.e

Grimshaw est un cabinet d'architecture primé, avec une présence internationale. Connus non seulement pour nos projets emblématiques, nous avons acquis une réputation pour nos studios conviviaux et modernes. Nous sommes présents dans le monde entier, avec plus de 600 employés répartis dans 7 bureaux à travers le monde, nous offrons la possibilité de travailler en collaboration avec des collègues à l'étranger.

Grimshaw est une agence internationale d'architecture et de design, d'idées et d'inventions, animée par le désir de relier les gens entre eux et avec le monde qui nous entoure. Nous comprenons l'urgence des défis auxquels notre planète est confrontée et nous avons le devoir de fournir une architecture et un design qui répondent au mieux aux besoins d'un monde en pleine effervescence. Nos studios sont fondés sur l'analyse et l'exploration. Nous relevons avec plaisir les défis qui nous sont présentés en mettant à profit notre expertise et notre dynamisme pour concevoir des projets durables et utiles qui apportent de la valeur et de la joie à nos clients et à nos usagers.

Nous nous engageons, en tant que groupe, à ne concevoir que des projets à zéro émission de carbone d'ici à 2025 : la durabilité est au cœur de tous nos travaux, quel que soit le lieu où ils sont réalisés. Tous nos collaborateurs sont encouragés à nous soutenir dans la réalisation de cette mission en suivant des formations et en participant à des discussions.

Grimshaw est un employeur qui prône l'égalité des chances. Nous accueillons des personnes de tous horizons et reconnaissons que pour réussir, nous devons créer un environnement inclusif où chacun peut atteindre son potentiel et réussir.

Toute offre d'emploi chez Grimshaw est liée au fait que vous possédez le droit de travailler en France.

Veuillez noter que pour les postes vacants au sein de Grimshaw Global, toutes les candidatures doivent passer par la page carrières.

Objectif du poste

Assurer un soutien organisationnel et proactif au studio de Paris afin de veiller à ce que l'ensemble du personnel et des visiteurs bénéficient d'une expérience de qualité.

Avec une connaissance approfondie de Microsoft Office et de tout ce qui touche à l'informatique, vous aurez une attitude positive et vous serez responsable de la gestion quotidienne du studio, où chaque jour est différent.

Vous serez responsable des procédures et des règles de prévention en matière de santé et de sécurité afin de garantir un environnement sain et sûr, avec l'aide de notre conseiller.ère en RH à Paris.

Type de contrat

Contrat à durée détermininée de 9 mois pour un remplacement de congé maternité.

Responsabilités principales :

• Assistanat de direction – Principal
• Réserver les salles de réunion - Répondre, filtrer et transférer les appels téléphoniques entrants - Mettre à jour les calendriers et planifier les réunions du studio
• Être le premier point de contact pour les clients, les visiteurs, les fournisseurs et les livraisons qui arrivent à l’agence
• Administration générale de l'agence et mise à jour de tous les documents officiels
• Établir des bons de commande, enregistrer les factures liés au studio, aider l'équipe Finances pour toute demande
• Organiser tous les déplacements entre Paris et Londres, ainsi que les visas
• L'abonnement à tous les organismes de l’agence (ex : l'Ordre des Architectes, MAF, etc) à jour et payé + services publics, téléphones, internet, etc.
• Révision des traductions en français et en anglais
• Recueillir les informations importantes auprès des nouveaux employés (pour l'établissement des contrats RH)
• Assister l'équipe de communication dans la coordination et la mise en œuvre d’événements

Aptitudes et compétences

• Parler, écrire et traduire en français et en anglais jusqu’à un niveau C1 ou équivalent démontrable
• Expérience en tant qu'administrateur.rice /coordinateur.rice de studio dans un environnement et/ou un secteur d'activité similaire
• Bonne communication et compétences relationnelles
• Discrétion dans le traitement d'informations sensibles
• Capacité à faire preuve d'initiative.
• Très bien organisé.e et motivé.e, avec une attitude positive
• Maîtrise de MS Office, y compris word, excel et powerpoint

Une expérience préalable dans le domaine de l'architecture est souhaitable.