IELTS Sınav Merkezi Operasyon Asistanı

An ASX100 business part that is owned by Australian universities, IDP is a pioneer in international education services. Our core business lines include student placement to Australia, US, UK, Canada and New Zealand institutions, English-language testing and training.

We are on a mission to build the world's leading platform and connected community to guide students along their journey to achieve their lifelong learning and career aspirations.

As a co-owner of IELTS, we deliver the English test that is trusted by more governments, universities and organisations than any other. We also operate English language teaching schools in South East Asia.

We are innovators, driven by the needs of our customers and deep data insights. Our 5,000 team members based around the world understand that our services change lives – not only of our customers, but their wider communities.

By combining empathy and professional expertise with digital excellence, we create launch pads for our customers to achieve global success.

POZİSYON AMACI

IELTS Yönetim Asistanı, IELTS yönetmeliklerine ve IDP politikalarına uygun olarak [konumu giriniz] IELTS Sınav Merkezi Yöneticisine ve Sınav Merkezi Müdürüne idari destek sağlamaktan sorumludur. Test güvenliği ve yönetim gereksinimlerine sıkı sıkıya bağlı kalmak işin önemli bir parçasıdır.

Önemli Sorumluluklar;

• Müşteri Hizmetleri
• Ticari Zeka
• Kalite
• Operasyon yönetimi
• Müşteri yönetimi
• Proje Hizmeti İyileştirme
• Test Günü Görevleri

Önemli Sorumluluk

Müşteri Hizmetleri

• Tüm sınav adaylarının IELTS sınavına girmeden önce, sınav sırasında ve sonrasında her temas noktasında örnek bir müşteri deneyimi yaşamalarını sağlamak.
• Testlere katılan tüm personelin kültürel açıdan duyarlı olmasını sağlamak.
• Genel soru soranlara açık ve kapsamlı tavsiyelerde bulunmak ve daha karmaşık soruların yanıt için doğru kişiye iletilmesini sağlamak.

Ticari Zeka

• Sınav geliri ve ilgili tüm maliyetler - personel dahil olmak üzere, belirlenen bölgede IELTS sınavı için bütçenin yönetimine yardımcı olmak, Yer, depo, binalar vs.
• Gerektiğinde testlerle ilgili düzenli yönetim ve mali raporlar sunmak.
• Tüm iş operasyonlarının IELTS İş hedefleriyle uyumlu yıllık iş planları sunmasını sağlamak için gerektiğinde Test Merkezi Yöneticisine / Müdürüne yardımcı olmak.
• Merkezlerin mevcut talebi karşılamasını sağlamak için sınav günü kullanılabilirliğini ve kapasitesini sürekli olarak izlemek.

Kalite

• IELTS sınav merkezlerinde planlanan denetimlerin gerçekleştirilmesinde Sınav Merkezi Yöneticisine / Müdürüne yardımcı olmak ve belgelenmiş geri bildirim ve raporlar sunmak.
• Hem test merkezlerinin hem de saha dışı test operasyonlarının IELTS işletim prosedürleri dahilinde yönetildiğinden emin olmak.
• Tüm IELTS kılavuzlarına uyulmasını sağlamak.
• Tüm Sınav Eğitmenleri ve Sınav Görevlilerinin PSN politika ve prosedürlerine uymasında Sınav Merkezi Yöneticisine / Müdürüne yardımcı olmak.
• IELTS politikalarının geliştirilmesi ve uygulanmasına yardımcı olmak.
• Paydaşlarla profesyonel bir şekilde ve kurumsal değerlere uygun olarak çalışmak.
• Şartlara uyulduğundan emin olmak için tüm mevcut sözleşmeleri izlemek.
• Merkezin güvenlik politikası ve prosedürlerine uygunluğunu sağlamak için risk yönetimi / güvenlik ile ilgili konularda Sınav Merkezi Yöneticisini / Müdürünü bilgilendirmek.
• Tüm faturaları zamanında işlemek.

Operasyon Yönetimi

• Sınav Merkezi Yöneticisini / Müdürünü aşağıdaki faaliyetlerde desteklemek;
• Belirlenmiş sınav merkezlerinde / konumlarında gerçekleştirilen IELTS sınavının gözetimi (aşağıdaki ayrı bölüme bakınız: 'Aşağıdaki sınav günü görevlerinde destek olmak').
• Finansal ve istatistiksel raporlama ve faturalandırmanın doğru ve zamanında yapılması.
• Gerektiğinde ilgili IELTS sınav merkezinde bağımsız olarak öz denetimler gerçekleştirmek ve belgelenmiş geri bildirim ve raporlar sunmak.
• Düzenli Büro İşaretleyici izleme programını yönetmek ve gerektiğinde raporlar üretmek.
• Projelerin zamanında, bütçe dahilinde ve yıllık plan ve hedeflere uygun olarak teslim edilmesini yönetmek.
• Gerektiğinde İdari Asistanları görevler / Projeler konusunda denetlemek.
• IDP'nin öğrenci yerleştirme ve IELTS operasyonları arasındaki işbirliğini, verimliliği ve operasyonel etkinliği artırmak için fırsatları belirlemek ve bunlardan yararlanmak

Müşteri Yönetimi

• Paydaş memnuniyetini ve testin bütünlüğünü korumak için paydaş yönetimi faaliyetlerine yardımcı olmak
• Tüm iş sonuçlarının tatmin edici bir şekilde karşılanmasını sağlamak için hem iç hem de dış paydaşlarla iyi bir çalışma ilişkisi kurmak ve sürdürmek için Test Merkezi Yöneticisine / Müdürüne Yardımcı Olmak

Proje Hizmeti İyileştirme

• IELTS Ortak Çalışma Gruplarının bir sonucu olarak belirlenen projeler üzerinde Sınav Merkezi Yöneticisi / Müdürü ile birlikte çalışmak.
• Yönetim raporlarının hazırlanmasında Sınav Merkezi Yöneticisine / Müdürüne yardımcı olmak.
• IELTS kılavuzlarının ve sınav iyileştirme prosedürlerinin gözden geçirilmesine katılmak.

'Aşağıdaki sınav günü görevlerinde destek olmak'

Sınav Hazırlığı

• Her bir testin düzenlenmesinde Test Yöneticisine / Müdürüne yardımcı olmak.

Sınav yerinin hazırlanması

• Tüm sınav materyallerinin, Kayıt klasörlerinin, masa etiketlerinin ve sınav kontrol listesine göre sınav için gerekli diğer tüm materyallerin organize edilmesini ve sınav yerine götürülmeye hazır olmasını sağlamak.
• Gözetmenlerle iletişime geçerek ve sınav için personel seviyelerini önceden planlayarak sınav için yeterli gözetmen sağlamak.
• Tüm gözetmenlerin uygun belgeleri imzaladığından ve gerekli tüm eğitimlerden geçtiğinden emin olmak.
• Sınav salon(lar)ının ve kayıt ve eşya saklama alanlarının IELTS gerekliliklerine uygun olarak hazırlanmasından sorumlu olmak:
  • Ses ekipmanı kontrolü
  • Oturma düzeni o Tabela o Aydınlatma
  • Projektörler ve Power Point hazırlığı
  • Masa etiketlerinin düzgün yapıştırılmış olması
  • Gözetim personeli için oturma planı hazırlanması ve çoğaltılması
  • Kalabalık kontrolü için işaret direklerinin yerleştirilmesi.

Sınav Başlangıcında

• Gözetmenler için sınav öncesi brifing ve görev dağılımının yapılması
• Gözetim ekibini denetleyerek şunları sağlamak:
  • Adayların kayıt ve sınav salonuna verimli bir şekilde taşınması.
  • Sınav malzemelerinin her zaman hassas envanter kontrolü.
  • Gözetmenin sınav malzemelerini öngörülen şekilde toplaması.
  • Adaylara doğru sınav malzemelerinin verilmesi.
  • En yüksek sınav Standartlarına uygun olarak yönetilen kayıt, sahtecilik tespiti ve eşyaların kontrolü.

Sınav Esnasında

• Denetim;
  • Sınav gözetmenliği metninin okunması
  • Test malzemelerinin dağıtımı
  • Tüm test malzemelerinin sayımı ve envanter kontrolü
  • Testin zamanlaması
• Sorgularla, sınav günü olaylarıyla ve herhangi bir suistimal olayıyla ilgilenmek ve IELTS politikalarına ve prosedürlerine uyulmasını sağlamak.
• Tüm devamsızlıkları oturma planına kaydetmek.

Sınav Bitişi

• Test malzemelerinin düzenli ve verimli bir şekilde toplanmasını denetlemek.
• Tüm sınav malzemelerinin son envanter kontrol sayımının yapılması ve imzalanması.
• Adayların düzenli bir şekilde çıkışını ve eşyalarının toplanmasını denetlemek.
• Tüm test malzemelerinin gerektiği gibi paketlenmesini ve gönderilmesini denetlemek.
• Tüm personel zaman çizelgelerinin toplanması ve imzalanması

Sınav Sonrası

• Test sonrası malzemelerin uygun yere taşınmasını tüm yönleriyle organize etmek.
• Test materyallerinin güvenli bir şekilde imha edilmesini organize etmek.
• Uygun niteliklere sahip sınav görevlileri ve büro işaretleyicileri de dahil olmak üzere sınav materyallerinin işaretlenmesini organize etmek ve denetlemek.